▷ ¿Cómo ayuda al equipo a funcionar de manera efectiva, incluso de forma remota?

El trabajo remoto se está convirtiendo en una necesidad para empresas de todo tipo. Independientemente de la estructura de su empresa, es importante que todos los miembros del equipo puedan comunicarse de manera efectiva de forma remota. Sobre todo porque, como todos sabemos, muchas veces se pierden muchos aspectos de la comunicación cara a cara.

No sólo la situación actual relacionada con la pandemia del coronavirus ha llevado a muchas empresas a tomar la decisión de que sus empleados trabajen desde casa, sino que, sobre todo, Internet ha ofrecido la posibilidad de crear muchos nuevos puestos de trabajo online.

Sin embargo, trabajar desde casa tiene sus desafíos. Uno de ellos, y quizás el más importante, es la eficacia del trabajo en equipo, ya que la colaboración entre empleados se resiente cuando no están en el mismo espacio.

Para todo hay solución, por eso, si quieres seguir motivando a tu equipo a toda velocidad, tenemos soluciones prácticas y útiles para los siguientes sistemas operativos. Dicho esto, un conjunto de acciones te dará claridad y flexibilidad en cualquier tipo de proyecto con tu equipo remoto:

1. Utiliza un medio de comunicación más rápido

Skype, Whatup, Microsoft Teams son solo algunas de las plataformas a través de las cuales los empleados pueden comunicarse de manera rápida y menos formal sobre ciertas actividades. El correo electrónico es un excelente medio de comunicación, aplicable más bien a aquellas tareas profesionales importantes, pero que toleran la procrastinación. En cambio, con una aplicación de comunicación tan rápida, ahorrará un tiempo precioso y también eliminará los inevitables malentendidos.

2. Aclare la tarea para que todos sepan claramente lo que deben hacer

Aunque el paradigma del entorno laboral ha cambiado en los últimos años, y el entorno laboral puede basarse en nuevas herramientas y aplicaciones que facilitan el trabajo a distancia, es difícil no cometer errores de comunicación. Además, la fuerza laboral es muy diversa, con diferentes antecedentes, diferentes habilidades laborales y diferentes temperamentos. Además, los trabajos varían considerablemente de un trabajo a otro, lo que requiere una delegación efectiva basada en habilidades específicas y experiencia laboral en otras industrias, en comparación con lo que sucede en una oficina.

3. Implementar un sistema con respuestas a las preguntas más apremiantes

Trabajar desde casa genera un estrés adicional para los empleados porque no saben cómo usar los recursos y las aplicaciones que pueden haber recibido ayuda de otro departamento hasta la fecha. Además, si un empleado está en riesgo de enfermarse y necesita ser reemplazado, una solución es crear un documento claro y conciso, de fácil acceso para todos, que contenga las preguntas más frecuentes y sus respuestas.

Dicho programa es necesario especialmente cuando se trabaja con diferentes sistemas, diferentes segmentos de mercado, diferentes clientes y proveedores. Si bien puede parecer simple a primera vista, descubrirá que, con el tiempo, esta documentación se convertirá en la columna vertebral de las operaciones de su equipo remoto.

4. Usa herramientas de gestión de tareas

Cuando los miembros del equipo no están en el mismo lugar e incluso pueden estar trabajando en diferentes momentos, se requiere una buena coordinación para realizar un seguimiento de la contribución de todos al proyecto. Hay muchas herramientas de administración de proyectos intuitivas y fáciles de usar que pueden ayudar a los miembros del equipo a administrar mejor sus tareas, realizar un seguimiento de su progreso y recibir notificaciones cuando los miembros del proyecto realizan cambios en los proyectos.

Tener un calendario sincronizado actualizado o un horario en línea que se pueda publicar es una buena práctica para monitorear la productividad de los equipos remotos.

5. Celebra los éxitos

Cuando los empleados trabajan solos desde una oficina en casa, a veces pueden sentir que su trabajo no está siendo reconocido. Para mantener la moral del equipo, no olvide recompensarlos mediante el reconocimiento público de sus logros, tanto individualmente como en grupo, o mediante recompensas económicas en forma de dinero en efectivo o regalos.

Nada energiza más a un equipo que la satisfacción que sienten los miembros del equipo cuando se unen para lograr una meta importante. Puede darles un cupón o una tarjeta de regalo, o puede enviar a casa una canasta de regalo llena de comida gourmet para que aprecien sus creaciones.

De hecho, administrar un equipo remoto es más desafiante que administrar un equipo en la oficina. Necesita un 200 % más de confianza en su gente, un 200 % más de comunicación y una actitud enfocada que sea de apoyo e inclusiva. La confianza es el factor más importante para gestionar personas de forma remota. Los gerentes deben poder confiar en el desempeño de los empleados.

El mercado laboral está en constante evolución, así que toma esta situación global relacionada con el nuevo coronavirus como una señal de que trabajar desde casa es una nueva forma de trabajar para tu empresa. Solo estudiando las estadísticas descubrirás que este sistema de trabajo tiene una serie de ventajas.

Por ejemplo, según el estudio, las personas que trabajan en una oficina toman un promedio de 3,1 días libres en un año laboral, mientras que los empleados que trabajan de forma remota solo toman 1,8 días libres. Además, el trabajo remoto puede ser una excelente manera de aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo simplemente controlando cuándo y dónde trabajamos.

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